A Globetrotter’s Aches

 von Michael Benda Wer hätte schon gedacht, dass es einfach wäre nach Russland zu kommen. Dies ist eine Geschichte über internationale Bürokratie. Prämisse: Die russische Botschaft in Wien ist jeden Montag, Dienstag und Freitag von 9 bis 12 Uhr für Parteienverkehr geöffnet. Die Bearbeitung des Visums dauert in der Regel 10 Werktage. Die Kosten betragen 35 €. Philipp Schäfer war der erste, der sein Glück versuchte. Als er um 8:50…

von Michael Benda

Wer hätte schon gedacht, dass es einfach wäre nach Russland zu kommen. Dies ist eine Geschichte über internationale Bürokratie.
Prämisse: Die russische Botschaft in Wien ist jeden Montag, Dienstag und Freitag von 9 bis 12 Uhr für Parteienverkehr geöffnet. Die Bearbeitung des Visums dauert in der Regel 10 Werktage. Die Kosten betragen 35 €.

Russian Embassy Vienna

Philipp Schäfer war der erste, der sein Glück versuchte. Als er um 8:50 vor der Botschaft ankam erwartete ihn eine Tafel an der Tür, welche die Existenz des Tages Russlands (День России) verkündete, ein nationaler Feiertag, welcher die Erklärung der russischen Souveränität von der UdSSR im Jahr 1990 zelebriert. Wir hätten vielleicht Wikipedia konsultiert sollen, bevor wir zur Botschaft marschierten. Aber noch war nicht aller Tage Abend: Direkt neben der Botschaft stand ein taktisch klug platziertes Schild mit großen freundlichen Lettern, das verlorene Antragsteller wie unseren Philipp zu visum.at führte – ein speziell für diese Situationen gegründetes Visum Service-Center. Im Grunde nimmt diese Art von Visa Zentren alle nötigen Dokumente des Antragstellers an sich und gibt diese einfach an die Botschaft weiter. Die ganze Prozedur bei visum.at war jedoch überraschend einfach und schnell abgewickelt und bald hatte Philipp sein Visum für 111,50 € beantragt. „Warte“, Sie sagen, „warum so viel?“ Das war auch die Frage die wir beim Abholen des fertigen Visums stellten. Widerwillig informierte man uns über die verwobenen logistischen Prozesse. Visum.at sendet den Antrag zu VHS (Visa Handling Service), einem weiteren Visum Service-Center. VHS erst leitet die Dokumente an die russische Botschaft weiter und nachdem das Visum ausgestellt ist, geht es den gleichen Weg zurück – Botschaft, VHS und schließlich visum.at. Die Kosten steigen natürlich mit jeder Transaktion um das Doppelte. Dies erklärt auch die vier zusätzlichen Tage die der ganze Prozess benötigt.
Fun Fact: visum.at, VHS und die Botschaft sind zu Fuß gerade mal 10 Minuten voneinander entfernt.

Ergebnis: Voller Erfolg!
Dauer des gesamten Verfahrens: 14 Tage
Kosten: 111,50 €.

visum.at

Unser Grafiker Philipp Schürz war der Erste, der tatsächlich russische Gastfreundschaft an der Eingangstür der Botschaft erleben durfte. Um 08.55 gab es bereits eine respektable Schlange potenzieller Antragsteller entlang des Gehwegs. Geduldig warteten sie auf Einlass und Punkt 9 Uhr begann der Prozession gestartet. Eine Stunde später waren schon zehn Anträge abgearbeitet und Philipp hatte bereits ein Fünkchen Hoffnung im Laufe der nächsten Stunde ebenfalls fertig zu sein. Es hätte sich auch alles gut ausgehen können, wäre da nicht die so genannte „Tagesquote“. Um 10 Uhr trat der Portier heraus und erklärte in perfektem Russisch, dass das heutige Limit an Visa-Anträgen erreicht worden war. Jeder, der noch wartete, wurde höflichst gebeten, sein Glück beim Visa-Handling-Service VHS zu versuchen, das praktischerweise gleich um die Ecke läge und überschaubar viel mehr kosten würde. Nachdem russisch-sprechende Österreicher die Anweisung und Wegbeschreibung für Philipp übersetzt hatten, gesellte er sich bald zu den übrigen Antragsstellern in die Schlange beim VHS. Im Vergleich zur gesamten Wartezeit, war das Verfahren am Schalter eher kurz: Die offizielle russische Übersetzung von Microsofts Einladungsschreiben zeigte ein falsches Geburtsdatum. Da die korrekte, englische Version einfach nicht gelten wollte, blieben ihm nur der Weg nach Hause und eine weitere E-Mail an Microsoft übrig. Einige Tage später erhielt Philipp die korrigierte Übersetzung, ging direkt zum VHS und 10 Tage später hatte er sein Visum in der Hand.

Ergebnis: Voller Erfolg!
Dauer des gesamten Verfahrens: 18 Tage
Kosten: 60 €.

VHS

Tiare Feuchtner musste sich komplett anderen Problemen stellen. Derzeit studiert sie in Deutschland und musste sich somit an die russische Botschaft in Berlin wenden. Leider wurden genau an dem Tag, an dem sie ihr Visum beantragen wollte, die Verfahrensrichtlinien geändert. Es gab keinen öffentlichen Parteienverkehr mehr – nur noch strikte Termine nach Vereinbarung. Da der nächste Termin erst in einer Woche vergeben worden wurde, versuchte sich auch Tiare an den Visum Service-Centern – erneut ohne Erfolg: Obwohl das Einladungsschreiben alle korrekten Daten hatte, wurde es nicht akzeptiert. Es sei „wirklich gut, aber nicht gut genug.“ Das Visum Center akzeptiere keine Einladung die „nur“ vom Senior HR Manager unterschrieben worden ist. Wenn schon, dann erwarteten sie sich die Unterschrift des CEO persönlich – oder vielleicht würde auch eine von Bill Gates genügen? Also wurde eine weitere Email an Microsoft gesendet, welches die Erkenntnis brachte, dass die Angestellten beim VHS scheinbar keinen Tau haben von dem was sie tun. Da der ganze Schriftverkehr den Großteil einer Woche in Anspruch nahm, beschloss sie dann doch den Termin direkt bei der Botschaft zu nutzen. Und in der Tat – Tiares Besuch in der Botschaft war überraschend effektiv und nach nur drei Tagen stand das Visum bereit. Termine bei der Botschaft wirken Wunder!

Ergebnis: Voller Erfolg!
Dauer des gesamten Verfahrens: 10 Tage
Kosten: 35 €.

Russian Embassy Berlin

Meinerseits erhoffte ich mir, von meinen Vorgängern lernen zu können – ich würde bereits eine halbe Stunde vor den Öffnungszeiten bei der Botschaft in Wien ankommen und nachdem ich Wikipedia auf potenzielle Feiertage befragt hatte, fühlte ich mich perfekt vorbereitet. Das Problem lag nicht bei mir. Es waren all die anderen Menschen, welche die gleiche Idee hatten. Zwei Stunden stand ich in der Schlange nur um die Tür ganz knapp vor meiner Nase zugeschlagen zu bekommen. Unter den Deppen zu sein, die abgewiesen werden ist enttäuschend, aber von ihnen an erster Stelle zu stehen ist vernichtend. Nachdem ich eine weitere Stunde schmollend und schluchzend vor der Tür verbracht hatte, machte ich mich auf zum VHS.

Ergebnis: Voller Erfolg!
Dauer des gesamten Verfahrens: 10 Tage
Kosten: 60 €.

Russian Visa

Fazit: Man sollte sich ein paar Freunde unter den hohen Beamten in Russland suchen. Es könnte zukünftige Schmerzen lindern.